Kompresi Lini Waktu
Seluruh alur kerja pengadaan (Permintaan Kapal ke PO) dipangkas dari 35 hari menjadi hanya 15 hari.
Tingkat Diskon Lebih Tinggi
Dengan mengotomatiskan entri data manual, tim memiliki lebih banyak waktu untuk menegosiasikan kesepakatan harga yang lebih baik.
Hemat Waktu Harian
Rata-rata staf menghemat 2 jam setiap hari untuk input data, membandingkan penawaran, dan menindaklanjuti persetujuan.
Profil Klien
Klien kami mengoperasikan beberapa kapal induk (mother vessels) di seluruh Indonesia, mengelola rantai pasokan logistik maritim yang sangat kompleks dengan proses pemilihan vendor yang ketat untuk pemeliharaan dan operasi kapal.
Tantangan
Membandingkan penawaran dari 3-4 vendor per item berarti mengelola hingga 4.000 baris data pengadaan setiap bulan. Mengandalkan Excel secara manual menyebabkan hambatan serius ketika kapal sedang menunggu dengan mendesak.
Double Entry Data
Tim pengadaan memilih Excel karena kecepatan dan fleksibilitasnya, namun supervisor membutuhkan visibilitas data di ERP untuk persetujuan, sehingga terjadi entri ganda.
Hambatan Pengadaan
Penyusunan manual ribuan variasi penawaran memperlambat siklus pembelian, menunda pengadaan suku cadang pemeliharaan penting saat kapal sedang menunggu di laut.
Hambatan Approval
Supervisor dan kapten kapal jarang sekali masuk ke ERP yang kaku, menciptakan hambatan besar ketika meminta persetujuan cepat untuk Purchase Order.
Pengambilan Keputusan Tertunda
Tanpa data penawaran yang akurat dan tepat waktu di dalam ERP, manajemen nasional kesulitan membuat keputusan pengadaan strategis dengan cepat.
Solusi
Kami merancang jembatan integrasi pintar menggunakan Apache HOP untuk menghubungkan ERP iDempiere secara langsung ke Google Sheets, menyatukan fleksibilitas spreadsheet dengan integritas ERP.
Integrasi Apache HOP
Menggunakan Apache HOP, sistem secara otomatis mengekstrak data dari ERP iDempiere dan membuat spreadsheet Google Sheets yang sudah diisi sebelumnya dengan data master.
Fleksibilitas Spreadsheet
Tim pengadaan mendapatkan fleksibilitas Excel yang mereka sukai, namun dengan validitas dan integritas data master ERP yang terpadu secara real-time.
Persetujuan Email Sekali Klik
Mengirim persetujuan langsung ke email manajemen. Cukup dengan sekali klik di email, status persetujuan tersinkronisasi kembali ke ERP untuk menghasilkan PO secara instan.
Sourcing Proaktif
Membebaskan staf dari pekerjaan administratif entri data ganda, memungkinkan mereka fokus pada negosiasi harga dan mencari penawaran vendor terbaik.
Hasil
Mengintegrasikan spreadsheet ke ERP iDempiere melalui Apache HOP terbukti mempercepat operasi pengadaan dan memangkas waktu kerja manual.
Siklus Waktu Procurement Berkurang
Seluruh alur pengadaan dari permintaan kapal hingga terbitnya PO dipangkas dari rata-rata 35 hari menjadi hanya 15 hari saja (penghematan 58%).
Peningkatan Hasil Negosiasi
Tim memiliki waktu lebih luang untuk bernegosiasi dengan vendor secara proaktif, meningkatkan perolehan tingkat diskon hingga 35% YTD.
Penghematan Waktu Staf
Menghemat rata-rata 2 jam waktu kerja harian staf pengadaan dari tugas entri data ganda dan menindaklanjuti persetujuan.
Integritas Data Master
Semua data master pengadaan di Google Sheets tetap patuh pada validasi database ERP, menghilangkan kesalahan UOM atau kode barang.
Andrew Kam
Direktur UtamaExplore Other Case Studies
Common Grounds
Crucial operational data was scattered across multiple sources, including spreadsheets, paper documents, and personal notes. To resolve this, we designed an end-to-end ERPNext solution.
Read more
Reckitt Indonesia
Without altering individual distributor systems, we developed an integration capable of automatically extracting and consolidating all data into a single data warehouse.
Read more
PT. Telkom Indonesia
The automated solution we developed ensures that the entire PSAK 73 process is executed accurately, systematically, and in full compliance with the latest standards.
Read more