Dari pengalaman kita melakukan implementasi iDempiere, terdapat beberapa skenario yang membuat user harus bisa melakukan entry master data dengan cepat di dalam menu transaksi. Skenario yang terjadi ini biasanya karena industri nya bergerak di bidang yang berhadapan dengan customer langsung seperti toko retail. Contoh yang paling sering ditemukan adalah: ketika sebuah bisnis mempunyai toko fisik dan didatangi oleh banyak customer setiap hari nya yang bersifat walk in. Toko ini bisa menemui customer baru setiap hari nya, sehingga diperlukan cara untuk melengkapi data Business Partner dengan cepat seperti nama, alamat dan nomor telepon.
Quick Entry
Disini lah Quick Entry berperan untuk menjadi solusi dari permasalahan tersebut. Quick Entry memungkinkan untuk mengentry master data dengan cepat di dalam menu transaksi seperti Sales Order bisa menginput data Business Partner tanpa berpindah menu. Anda juga bisa menentukan kolom apa saja yang perlu ditampilkan di dalam Quick Entry sehingga form Quick Entry bisa dibuat lebih fokus ke data data yang diperlukan saja. Untuk menggunakan Quick Entry, kita akan mencontohkan dengan skenario seperti di atas yaitu menginput Business Partner baru di menu Sales Order.
Illustrasi create new
Caranya masuk ke menu Sales Order dan klik tombol Create New untuk menginput Sales Order baru. Jika ada Business Partner baru, klik kanan ke kolom Business Partner, akan muncul pilihan New. Klik New, dan akan muncul popout kecil untuk menginput Business Partner baru. Isi kolom yang diperlukan seperti nama Business Partner, nama Contact, nomor telepon, email dan Location berisi alamat nya.
Illustrasi kolom yang diperlukan
Setelah selesai, klik OK dan otomatis Business Partner baru akan kebuat. Business Partner baru tersebut juga otomatis akan terisi di kolom Business Partner, Location dan Contact nya di dalam Sales Order. Bagaimana jika ada penginputan yang salah di Business Partner baru tadi? Cara untuk mengubahnya cukup klik kanan ke kolom Business Partner lagi dan kali ini pilih tombol Update. Maka pop up menu yang muncul kali ini akan berisi data Business Partner yang baru tadi.
illustrasi kolom update
Lakukan edit di kolom yang diinginkan dan kemudian klik OK. Kolom akan langsung keupdate dan akan berubah juga di dalam menu Sales Order.
Tampilan Business Partner Info yang terdapat tombol New di bawahnya yang berlogo +
Skenario itu terjadi jika kita mengetahui customer yang datang adalah customer baru. Seringnya, user akan diminta untuk bertanya dulu nama dari customer dan kemudian di minta untuk mengecek apakah customer tersebut sudah pernah dientry sebagai Business Partner atau belum di iDempiere. Langkah yang dilakukan biasanya adalah dengan mengentry nama yang disebut di kolom Business Partner untuk mencari nya dulu. Jika Business Partner ditemukan dan sudah cocok, maka tinggal memilih Business Partner tersebut. Jika tidak ada, maka perlu dibuatkan yang baru. Di dalam tampilan Business Partner Info juga terdapat tombol New di bawahnya yang berlogo + . Klik tombol itu untuk membuat Business Partner baru dan lakukan pengisian data seperti yang sebelumnya. Setelah itu klik OK, dan Business Partner bisa dipilih melalui Business Partner Info untuk mengisi di Sales Order.
Tampilan Quick Entry
Selain Business Partner, master data lain juga bisa dikonfigurasi untuk memiliki opsi Quick Entry. Business Partner sendiri adalah Quick Entry yang sudah di setting dari bawaan iDempiere. Cara untuk melakukan konfigurasi Quick Entry cukup masuk ke role System Administrator dan masuk ke setting Window Tab and Field. Cari Window yang ingin anda lakukan Quick Entry misalnya Product atau Charge. Setelah itu cari Field yang anda inginkan untuk ditampilkan di dalam Quick Entry dan centang di kolom Quick Entry. Setelah itu, master data tersebut bisa dientry melalui Quick Entry juga dengan klik kanan di kolom tersebut.
Itulah cara melakukan entry master data tanpa berpindah menu. Tips tips seperti ini berguna untuk meningkatkan kecepatan dan kenyamanan dalam menggunakan iDempiere, terutama untuk industri yang mengharuskan transaksi diselesaikan dengan cepat. Selamat mencoba.
