Di dalam dunia enterprise resource planning (ERP) systems, proses implementasi adalah tahap yang sangat krusial untuk memastikan user bisa menggunakan ERP dengan benar dan secara mandiri. Harapannya, user akhirnya bisa melakukan semua penginputan transaksi dan bisa melakukan closing bulanan tanpa masalah.
Namun, tidak jarang yang terjadi di lapangan adalah user yang kewalahan dalam menggunakan ERP karena prosedur yang terlalu berlebihan rumitnya dalam melakukan inputan dan pengecekan transaksi.Belum lagi, jumlah data yang disimpan bertambah setiap bulannya dan kebutuhan analisa menggunakan data dari sistem oleh user semakin meningkat. Tanpa dibuatkan data warehouse dan dashboard software yang mendukung pekerjaan analisa seperti itu, pekerjaan user akan semakin terhambat dan mengakibatkan closing yang tidak tepat waktu.
Sama halnya dengan sistem ERP lain, di iDempiere terdapat fitur yang akan mendukung user dalam memperlancar proses closing mereka. Pertama, selalu pastikan dan minta user yang menginput transaksi untuk selalu memeriksa menu My Unprocessed Documents di Home.
Gambar menunjukkan lokasi unprocessed document.
Unprocessed Documents
Jika anda memperhatikan di Home, terdapat label yang bernama Unprocessed Documents. Mungkin juga, disebelahnya terdapat angka yang bukan 0, yang menunjukkan bahwa terdapat dokumen yang anda input dan belum diselesaikan (Complete atau Void). Jika anda klik ke label tersebut, maka anda akan dibawa ke menu My Unprocessed Documents dimana menu itu akan menampilkan semua dokumen yang belum diselesaikan . Terdapat nomor dokumen dan tanggal dokumen yang akan menjadi perhatian anda ketika ingin menyelesaikan semua dokumen yang mungkin masih belum sempat diselesaikan. Untuk membuka dokumennya, cukup klik ke tombol yang ada di kolom Record ID dan otomatis akan membawa anda ke menu manapun itu dokumennya berada. Setelah itu, pastikan kelengkapan dokumennya dan Complete jika memang adalah inputan yang benar atau Void jika dokumen adalah inputan double atau salah. Setelah melakukan Complete atau Void, dokumen secara otomatis akan hilang dari Unprocessed Documents. Lakukan step ini untuk semua dokumen yang masih tersisa sampai selesai.
Tampilan unprocessed document yang telah di klik
Untuk memastikan semua user sudah menyelesaikan semua Unprocessed Documents nya, anda bisa cek melalui menu Unprocessed Documents (All) untuk mengecek semua dokumen yang belum diselesaikan. Jika sudah tidak ada lagi, maka langkah berikutnya adalah menutup period tersebut dengan fitur Calendar Year and Period.
Tampilan calendar year and period
Apa itu Calendar Year and Period?
Calendar Year and Period adalah menu yang menyimpan kalender yang digunakan oleh perusahaan. Kalender ini akan menyimpan Year (tahun) dan Period (bulan – tahun). Untuk memulai penginputan transaksi, anda perlu mendefinisikan tahun dan bulan untuk tanggal penginputan transaksi tersebut. Caranya, masuk ke menu Calendar Year and Period, dan masuk ke Year. Klik Create New dan ketikkan tahun berapa yang perlu dibuat di Name. Klik Save, setelah itu, klik tombol Create Period untuk secara otomatis membuat bulan dari tahun tersebut beserta dokumen yang akan dikontrol penginputannya melalui Calendar.
Create Periods yang di tanda panah
Tunggu sampai prosesnya selesai, dan anda akan melihat di tab Period akan terisi dari Januari sampai Desember untuk tahun tersebut. Ketika anda masuk ke tab Period, di tab bawahnya lagi terdapat tab Period Control. Period Control disini yang akan menentukan apakah transaksi untuk suatu dokumen tersebut masih ‘Open’ atau ‘Closed’ untuk bulan tersebut. Untuk pertama kalinya, seluruh dokumen akan di set sebagai ‘Never opened’ sehingga anda belum bisa menginput transaksi untuk semua dokumen. Bagaimana jika anda mau menginput transaksi? Klik ke tombol gear di tab Period dan klik tombol Open/Close All. Pilih Period Action ‘Open Period’ dan klik OK. Dengan ini, anda melakukan ‘Open’ terhadap semua dokumen yang ada di Period tersebut dan bisa melakukan penginputan. Semua Period Status di dokumen akan berubah menjadi Open.
Tampilan open/closed all
Ketika tiba waktunya untuk closing bulanan, untuk memastikan tidak ada penginputan tambahan atau koreksi transaksi lagi untuk bulan sebelumnya, tinggal kembali ke Period tersebut dan akses ke tombol Open/Close All lagi. Kali ini, pilih Period Action Close Period untuk mengubah semua dokumen menjadi ‘Closed’ di period tersebut. Terdapat pilihan Permanently Close Period, yang dimana secara praktis adalah hal yang cukup masuk akal untuk dilakukan ketika anda sudah melakukan closing. Namun, kita sebagai konsultan dalam implementasi selalu menganut prinsip pragmatis, menurut kami jika sebuah opsi tidak memberikan jalan untuk mengembalikan / mengoreksinya kembali lagi, kita tidak akan pernah merekomendasikan cara tersebut. Mungkin banyak yang akan berargumen bahwa, akan ada celah untuk user untuk melakukan Open Period secara diam diam. Hal ini menurut kami, cukup diatasi dengan memberikan akses yang ketat untuk orang orang tertentu saja yang boleh melakukan Open dan Close Period. Maka dari itu hati-hati jika memilih Period Action Permanently Close Period karena ini akan membuat Period tersebut tidak bisa di Open lagi. Jika ingin melakukan Permanent Close, pastikan sudah benar benar yakin tidak akan ada kebutuhan untuk mengubah transaksi lagi di bulan tersebut.
Itulah beberapa fitur sederhana tapi sangat membantu ketika di berdayakan oleh semua user. Tentunya, perusahaan akan terus berkembang dan semakin membutuhkan fitur tambahan untuk mempercepat pekerjaan mereka. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan beberapa automation seperti menggunakan Robotic Process Automation (RPA) atau workflow automation tools seperti Camunda. Pastikan ini menjadi checklist SOP anda ketika melakukan closing bulanan agar ketika semua penginputan sudah dicocokkan dengan dokumen fisik, yang tersisa hanya lah pengecekan di sistem apakah ada penginputan yang masih ‘ketinggalan’. Suatu sistem bisa dilengkapi dengan fitur yang paling canggih, tetapi suatu sistem tetap akan hanya secanggih sampai kemampuan user menggunakan dan memberdayakan fiturnya dengan baik.
