Seringkali, karena ketiadaan modul Fixed Asset di dalam suatu accounting software ataupun ERP, perusahaan mencatat aset mereka melalui modul jurnal manual di software mereka. Akibatnya, depresiasi aset juga dihitung dan dijurnal manual setiap bulannya. Hal ini tentu tidak efektif dan menghilangkan fungsi kontrol dari sebuah sistem terhadap barang barang bernilai di perusahaan. Untuk itu, dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana cara menggunakan modul Fixed Asset yang terdapat di salah satu ERP open source terbaik yaitu iDempiere.
Menu dari modul Fixed Asset yang akan dibahas kali ini terbagi menjadi tiga yaitu : Asset Group, Asset, Asset Addition dan Post Depreciation Entry.
Asset Group
Asset Group adalah menu untuk membuat kelompok aset dari aset yang dimiliki perusahaan. Untuk menentukan jika suatu kelompok aset di depresiasi, centang di kolom Depreciate. Isi umur dari kelompok aset tersebut di tab Group Account dan isi juga akun dari aset, akumulasi depresiasi dan biaya depresiasi aset itu sendiri. Metode depresiasi juga diisi disini, yang secara default dari iDempiere hanya tersedia metode Straight Line.
Asset
Di dalam menu Asset, terdapat list aset yang dimiliki oleh perusahaan dan atribut yang dimiliki oleh aset, seperti kode aset, nama aset, Asset Group (kelompok aset), tanggal perolehan, informasi keberadaan aset, penanggung jawab aset, nilai perolehan dan lain lain. Untuk menambahkan Asset, lakukan entri di menu ini dan isi informasi yang dibutuhkan: kolom Location Comment digunakan untuk mengisi keberadaan suatu aset berada. Informasi ini penting terutama pada perusahaan yang mempunyai banyak cabang dan aset nya tersebar di karyawan karyawannya sendiri. Pastikan juga untuk mengisi Business Partner dengan PIC atau yang sedang menjadi pemegang barang dari aset tersebut. Pastikan anda memilih kelompok aset yang sesuai karena akan berpengaruh ke umur aset dan depresiasinya.
Asset Addition
Setelah anda menambahkan aset anda di menu Asset, maka langkah berikutnya adalah membuat Asset Addition. Di dalam Asset Addition, isi kolom Asset dengan aset yang sudah anda buat sebelumnya. Isi tanggal Document Date dengan tanggal perolehan aset dan pastikan pilih Source Type : Manual. Masukkan nilai perolehan aset di Entered Amount. Setelah semua terisi, lakukan Document Action Complete. Jika anda cek kembali ke menu Asset, maka aset anda seharusnya sekarang memiliki Asset Status : Activated dan di tab Expense sudah terdapat depresiasi dari aset tersebut sebanyak berapa bulan umur aset tersebut.
Post Depreciation Entry
Langkah terakhir setelah anda menambahkan aset, di ujung periode, anda akan melakukan jurnal ke depresiasi dari aset tersebut. Dengan menu Post Depreciation Entry, anda cukup masuk ke menu tersebut dan membuat yang baru. Pastikan anda mengisi dengan tanggal dan periode yang benar untuk jurnal depresiasi asetnya. Setelah itu lakukan Save, dan line dari dokumen tersebut akan kegenerate secara sendiri dengan semua aset yang memiliki depresiasi di bulan tersebut. Anda hanya cukup mengreview apakah semua aset sudah termasuk dalam line tersebut dan jika sudah cukup lakukan document action Complete untuk membuat jurnal biaya depresiasi terhadap akumulasi depresiasi untuk semua aset.
Itulah menu menu yang terdapat di modul Fixed Asset di iDempiere. Jika sebelumnya anda masih menggunakan sistem yang tidak mendukung atau memiliki modul Fixed Asset, maka saatnya beralih ke sistem yang lebih mumpuni seperti iDempiere agar tidak lagi memaintain data penting seperti aset di luar sistem.
