Fitur-Fitur ERPNext: Supplier Portal untuk RFQ

Author: M Rafif Prahastya
Editor: Ana Widiyawati
March 25, 2024

Melanjut dari perkenalan Fitur ERPNext yang sebelumnya dimana kita meng-eksplor fitur Workflow, kali ini saya ingin menghighlight Fitur Supplier Portal untuk RFQ, Di ERPNext, Request for Quotation dapat dibuat secara manual atau melalui Supplier Portal. Supplier Portal untuk RFQ memungkinkan perusahaan membuat permintaan penawaran secara elektronik kepada supplier mereka. Dan supplier dapat membuat Penawaran melalui Supplier Portal setelah mereka masuk ke sistem. Dengan demikian, proses pengadaan menjadi lebih efisien karena dapat diakses dan dikelola secara langsung melalui platform ERPNext. Ini mengurangi keterlambatan dalam komunikasi dan meningkatkan transparansi selama seluruh siklus pengadaan.

Sebelum itu harus mengecek syarat dibawah ini dahulu:

Supplier harus merupakan Website User terdaftar dengan role “Supplier”.

Kontak akun pengguna Supplier harus ter link ke dokumen supplier.

Setelah itu, Anda dapat membuka menu “Request for Quotation” dari beranda dan kemudian klik ‘Buying’.

Kemudian klik “Request for Quotation”.

Klik “Create a new Request for Quotation”.

Disini anda dapat mengisi request anda terhadap supplier, pertama pilih supplier yang kontak emailnya sudah terisi, kemudian memilih item yang ingin dimintai RFQ nya terhadap supplier.

Setelah itu anda kebawah page anda, anda akan menemui seksi “Email Details” disini anda diminta untuk memilih “Email Template”, jika anda belum ada, anda dapat membuatnya dengan meng klik “Create a new Email Template”.

Kemudian klik lagi “Create a new Email Template”.

Dan disini anda dapat manamai templatenya sesuai keinginan anda, serta anda dapat mengisi Subject email dan isinya, untuk isi email anda dapat menggunakan format {{ portal_link}}: untuk membuat link langsung untuk supplier, setelah itu sudah bisa di-save.

Kembali ke RFQ yang sedang dibuat, anda bisa langsung pilih Email Template yang telah anda buat.

Kemudian dapat anda save dan submit dan akan keluar notifikasi ini, memberitahu email sudah terkirim ke email supplier.

Email akan terlihat sesuai dengan yang Anda buat dari email template. Anda dapat klik ‘Set password’ jika akun supplier belum memiliki password, dan dapat klik “Submit your Quotation” untuk masuk kedalam RFQ.

Setelah login dengan akun supplier, akan terlihat seperti ini portal homepage untuk supplier, lalu klik “Request for Quotation” untuk melihat RFQ dibuat untuk supplier.

Kemudian pilih RFQ yang paling baru.

Di sini, Anda dapat memberikan harga untuk item yang ada dalam RFQ.

Jika anda sudah memberikan harga yang sesuai dengan quantity anda dapat klik “Make Quotation” untuk menyelesaikan RFQ.

Setelah itu, kembali menggunakan akun system user, dan dapat dicek didalam Request for Quotation pada connection akan terlihat bertambah pada “Supplier Quotation” menjadi 1, dapat di klik “Supplier Quotation” tersebut.