Dari pengalaman kami melakukan implementasi iDempiere, terdapat beberapa skenario yang mengharuskan user untuk bisa melakukan entry master data dengan cepat di dalam menu transaksi. Skenario ini biasanya terjadi karena industrinya bergerak di bidang yang berhadapan langsung dengan customer, seperti toko retail
Contoh yang paling sering ditemukan: ketika sebuah bisnis memiliki toko fisik dan didatangi oleh banyak customer setiap harinya yang bersifat walk-in. Toko ini bisa menemui customer baru setiap harinya, sehingga diperlukan cara untuk melengkapi data Business Partner dengan cepat seperti nama, alamat, dan nomor telepon.
Apa Itu Fitur Quick Entry di iDempiere?
Di sinilah fitur Quick Entry berperan sebagai solusi dari permasalahan tersebut. Quick Entry memungkinkan Anda untuk mengentri master data dengan cepat di dalam menu transaksi. Misalnya, pada menu Sales Order, Anda bisa menginput data Business Partner tanpa perlu berpindah menu
Anda juga bisa menentukan kolom apa saja yang perlu ditampilkan di dalam Quick Entry, sehingga form tersebut bisa dibuat lebih fokus pada data-data yang benar-benar diperlukan saja. Untuk menggunakan Quick Entry, kita akan menggunakan contoh skenario di atas, yaitu menginput Business Partner baru di menu Sales Order.
Cara Menggunakan Quick Entry pada Menu Sales Order
1. Langkah Memasukkan Data Business Partner Baru
Caranya, masuk ke menu Sales Order dan klik tombol Create New untuk membuat Sales Order baru. Jika ada Business Partner baru, klik kanan pada kolom Business Partner, lalu akan muncul pilihan New.
Klik New, dan sebuah pop-out kecil akan muncul untuk menginput Business Partner baru. Isi kolom yang diperlukan seperti nama Business Partner, nama Contact, nomor telepon, email, dan Location yang berisi alamatnya.
Setelah selesai, klik OK dan Business Partner baru akan otomatis berhasil dibuat. Business Partner baru tersebut juga otomatis akan terisi di kolom Business Partner, Location, dan Contact-nya di dalam Sales Order.
2. Cara Melakukan Update Data Business Partner
Bagaimana jika ada kesalahan input pada Business Partner baru tadi? Cara untuk mengubahnya sangat mudah. Cukup klik kanan pada kolom Business Partner lagi, dan kali ini pilih tombol Update. Pop-up menu yang muncul akan berisi data Business Partner yang baru saja Anda buat.
Lakukan edit di kolom yang diinginkan, kemudian klik OK. Kolom tersebut akan langsung diperbarui dan datanya juga akan otomatis berubah di dalam menu Sales Order.
3. Mengecek dan Menambahkan Business Partner dari Menu Info
Skenario di atas terjadi jika kita sudah mengetahui bahwa customer yang datang adalah customer baru. Namun, seringnya user akan bertanya terlebih dahulu mengenai nama customer dan mengecek apakah customer tersebut sudah pernah dientri sebagai Business Partner atau belum di iDempiere.
Langkah yang biasa dilakukan adalah dengan mengentri nama yang disebut ke dalam kolom Business Partner untuk mencarinya. Jika Business Partner ditemukan dan cocok, Anda tinggal memilihnya. Jika tidak ada, maka Anda perlu membuat yang baru.
Di dalam tampilan Business Partner Info juga terdapat tombol New di bagian bawah yang berlogo (+). Klik tombol tersebut untuk membuat Business Partner baru dan lakukan pengisian data seperti cara sebelumnya. Setelah itu klik OK, dan Business Partner tersebut bisa langsung dipilih melalui Business Partner Info untuk mengisi Sales Order.
Cara Konfigurasi Quick Entry Sebagai System Administrator
Selain Business Partner, master data lain juga bisa dikonfigurasi untuk memiliki opsi Quick Entry. Business Partner sendiri merupakan Quick Entry yang sudah di-setting bawaan dari iDempiere.
Cara untuk melakukan konfigurasi Quick Entry adalah dengan masuk menggunakan role System Administrator lalu buka setting Window Tab and Field. Cari Window yang ingin Anda buatkan Quick Entry-nya, misalnya Product atau Charge.
Setelah itu, cari Field yang ingin ditampilkan di dalam Quick Entry dan centang pada kolom Quick Entry. Setelah dikonfigurasi, master data tersebut bisa dientri melalui Quick Entry dengan cara klik kanan di kolom tersebut.
Itulah cara melakukan entry master data tanpa berpindah menu. Tips-tips seperti ini sangat berguna untuk meningkatkan kecepatan dan kenyamanan dalam menggunakan iDempiere, terutama untuk industri yang mengharuskan transaksi diselesaikan dengan cepat. Selamat mencoba!
