Profil Klien: Common Grounds Roastery adalah salah satu pemain utama di industri kopi spesialti Indonesia, yang mengalami pertumbuhan eksponensial setelah meraih titel barista juara dunia. Bisnis mereka berkembang cepat dari satu roastery menjadi puluhan kafe premium, menuntut manajemen operasional, produksi, dan rantai pasok yang kompleks di banyak lokasi.
Tantangan: Pertumbuhan pesat Common Grounds membuat proses manual mereka kewalahan. Data operasional kritis terfragmentasi di berbagai spreadsheet, tumpukan kertas, dan ingatan individu, sehingga tidak dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan.
Hambatan operasional meliputi:
- Visibilitas Stok Nihil: Tim sales tidak bisa melihat ketersediaan stok secara real-time. Mereka harus bertanya ke gudang, yang memperlambat penjualan dan menciptakan risiko over-selling.
- Perencanaan Produksi Terputus: Proses produksi tidak terhubung dengan data permintaan penjualan. Perencanaan yang reaktif berbasis laporan manual ini sering menyebabkan overstock pada satu SKU dan stock-out pada SKU lainnya.
- Bottleneck Input Data: Akses sistem yang sangat terbatas membebankan input data pada satu orang. Ini menyebabkan data hasil produksi tertunda berhari-hari, sehingga tim sales tidak bisa menjual barang yang secara fisik sudah ada di gudang.
Solusi: Kami merancang solusi ERPNext end-to-end yang secara spesifik menjawab hambatan alur kerja klien. Implementasi kami berfokus pada integrasi proses dan modul-modul kunci:
- Stok Kredibel dan Real-Time: Implementasi Modul Inventaris sebagai satu-satunya sumber kebenaran data (single source of truth). Ini memberi tim sales visibilitas stok real-time yang akurat untuk konfirmasi pesanan instan, menghentikan risiko over-selling.
- Produksi Berbasis Permintaan: Konfigurasi Modul Manufaktur dengan Bill of Materials (BOM) yang terhubung ke data penjualan. Tim produksi kini merencanakan produksi secara presisi sesuai permintaan, menghindari penumpukan barang (over-stock) atau kehabisan stok (stock-out).
- Integrasi Penuh Antar Departemen: Penciptaan alur kerja terintegrasi dengan akses sistem bersama yang diperluas. Ini memecah bottleneck input: tim produksi mencatat hasil, stok otomatis ter-update, dan tim sales bisa langsung menjual barang tanpa penundaan.
- Adopsi Sistem Menyeluruh: Pendampingan on-site intensif selama satu bulan untuk memastikan semua departemen—produksi, gudang, dan sales—beradaptasi dan nyaman dengan alur kerja baru.
Hasil: Implementasi ERPNext ini mengubah data operasional Common Grounds dari kekacauan terfragmentasi menjadi aset strategis yang terkontrol dan andal.
Hasil utama bagi klien meliputi:
- Akurasi Inventaris 90%: Pencatatan real-time dari modul manufaktur dan penjualan secara otomatis menaikkan akurasi data inventaris hingga 90%.
- Visibilitas Stok 100% & Peningkatan Penjualan: Tim sales kini memiliki akses real-time ke data stok yang akurat. Ini memberi mereka kepercayaan diri untuk mengeksekusi pesanan, yang terbukti meningkatkan penjualan sebesar 4% di bulan pertama.
- Percepatan Alur Kerja (Order-to-Cash): Alur kerja terintegrasi memangkas waktu proses secara drastis. Operasi krusial (dari order, kirim, hingga tagih) yang dulu memakan waktu berhari-hari kini dapat diselesaikan pada hari yang sama.
